Mancano due mesi al Vinitaly, la fiera italiana più importante per il settore enologico. Un’occasione fondamentale per incontrare clienti e rafforzare i rapporti commerciali, raccogliere nuovi contatti, conoscere di persona chi ci segue sui social media. Ma anche per entrare in contatto con influencer, blogger e giornalisti.
Con questi ultimi è bene non farsi cogliere impreparati: quando lo stand è preso d’assalto, spesso non si hanno né il tempo né le risorse umane sufficienti a spiegare come si vorrebbe un vino, un’annata o la filosofia che ci sta dietro. E allora come si fa? Se non si riesce a farlo tornare in un altro momento, si lascia che il giornalista/blogger assaggi il vino prendendo i propri appunti, e poi gli si consegna la cartella stampa. Qui, una volta rientrati nei loro uffici, i giornalisti troveranno tutte le informazioni necessarie a completare i loro articoli e le loro recensioni, oltre ai contatti del responsabile dell’ufficio stampa dell’azienda.
Mi raccomando…
Apro una piccola parentesi. Mi raccomando, ho scritto cartella stampa e non scheda tecnica, nemmeno brochure e neppure catalogo. Men che meno biografia aziendale! Vi immaginate se un giornalista ricevesse un pacco di fogli ogni volta che si ferma ad uno stand? Oltretutto, stiamo sempre parlando di Vinitaly, non di Salone del Mobile… qui il trolley in sala stampa non lo danno! 😉
Ora apro una seconda parentesi, questa volta quadra. Do per scontato che nel 2016 tutti conoscano l’importanza di avere un ufficio stampa, ma per chi ancora non lo sapesse, riassumo dicendo che, per esempio, un buon lavoro di ufficio stampa può far ottenere all’azienda, in un determinato arco di tempo, visibilità e una successiva buona reputazione. Inoltre, è noto che un articolo conta di più, per l’opinione pubblica, di un annuncio pubblicitario o di altre azioni promozionali a pagamento.
Come è fatta una cartella stampa
Appurato quindi che fra i materiali da portare in fiera c’è sicuramente la cartella stampa, uno strumento essenziale per la comunicazione aziendale, vero e proprio punto di riferimento per i professionisti della notizia, bisogna capire cosa deve contenere. I documenti presenti all’interno della cartella stampa (di solito su supporto multimediale come una chiavetta usb personalizzata) concorrono tutti ad un unico obiettivo: presentare l’azienda e comunicare le novità relative ai prodotti, alle performance aziendali, alle innovazioni tecnologiche. Si tratta di comunicati stampa che devono rispondere a precise caratteristiche di forma, struttura, contenuto e tono, poiché parlano ad un target preciso.
Inoltre, nel press kit si deve inserire un company profile con l’integrazione di schede tecniche, approfondimenti, progetti attuali e programmi per il prossimo futuro, dichiarazioni della proprietà e raccolte di immagini ad alta risoluzione.
Il confezionamento della cartella stampa deve essere particolarmente curato: va coordinata all’immagine aziendale per veicolare, oltre alle informazioni, anche l’identità d’impresa e renderla immediatamente riconoscibile sulla scrivania del giornalista e nella sala stampa della fiera.
E dopo?
E una volta finita la fiera? Una volta, neanche tanto tempo fa, le cartelle stampa che avanzavano venivano spedite con corriere alle principali redazioni. Oggi, il press kit va convertito in cartella stampa digitale e caricato nella press room del sito aziendale, così che tutti i giornalisti, anche quelli che non sono riusciti a farci visita di persona, possano avere accesso diretto alle novità presentate in fiera e a tutti i materiali che gli servono per scrivere un buon resoconto.
Quanto costa?
Seguire l’ufficio stampa per una fiera prevede un impegno da parte mia di circa 2/3 mesi prima, durante e dopo la fiera. Il costo dipende da diversi fattori, fra cui il numero dei testi da redigere, la possibilità di rielaborare un testo già esistente (per esempio nel caso del company profile), la possibilità di inviare un invito alla stampa prima della fiera o un follow up successivo.